La adquisición (compra) de equipos de trabajo:
documentación exigible y marcado

1. Qué se considera como "equipo de trabajo"

2. Qué documentación de acompañar a la adquisición y utilización de un equipo de trabajo

3. Quién es responsable de aplicar las consideraciones citadas en el punto 2 del presente documento

4. El manual de instrucciones de un equipo de trabajo

5. Quién es el responsable de conservar el manual de instrucciones de un equipo de trabajo

6. Qué debe hacerse con el manual de instrucciones de un equipo de trabajo

7. El marcado

8. Qué es la declaración de conformidad

9. Quién es el responsable de exigir la declaración de conformidad

SEGURIDAD Y SALUD: INSTRUCCIONES OPERATIVAS.

Instrucción Operativa IOP EQP 02

LA ADQUISICIÓN (COMPRA) DE EQUIPOS DE TRABAJO:
DOCUMENTACIÓN EXIGIBLE Y MARCADO

© Servicio de Prevención de Riesgos Laborales de la UPV.
El presente documento y sus contenidos pueden ser reproducidos, difundidos y utilizados libremente, siempre que se mencione expresamente su autoría y fuente de origen. No se permite el uso del mismo con fin comercial o económico alguno, público o privado.

1. QUÉ SE CONSIDERA COMO “EQUIPO DE TRABAJO”

A efectos de esta Instrucción Operativa, se considera que un  equipo de trabajo es cualquier máquina, aparato, instrumento destinado a la realización de una actividad.

Ejemplos de equipos de trabajo:

• Ordenadores, impresoras, plotter…

• Herramientas portátiles: taladros, sierras radiales…

• Herramientas móviles: cortadores de cesped, robots industriales…

NO SE CONSIDERARÁ como equipo de trabajo: instalaciones sometidas a reglamentación, vehículos destinados a transporte de personal, maquinaria agrícola y forestal, maquinaria de elevación, Equipos de Protección Individual, Equipos de Protección Colectiva, y cualquier elemento destinado directamente a prevenir de un riesgo.

2. QUÉ DOCUMENTACIÓN DEBE ACOMPAÑAR A LA ADQUISICIÓN Y UTILIZACIÓN DE UN EQUIPO DE TRABAJO

Para poder llevar a cabo la adquisición y utilización de equipos de trabajo, se debe disponer de una serie de requisitos (atención: son requisitos legales) a nivel de documentación y de “marcado” para ser considerado como “apto” bajo el punto de vista de seguridad. Estos requisitos se refieren a:

• Manual de Instrucciones.

• Marcado .

• Declaración de conformidad.

Si las consideraciones que se expondremos a continuación se cumplen para un equipo de trabajo, éste será considerado apto para con las exigencias de seguridad y salud vigentes. Son consideraciones aplicables a cualquier equipo de trabajo construido con posterioridad al 1 de enero de 1.995, que el fabricante, importador o suministrador ESTÁ OBLIGADO A CUMPLIR.

Así mismo, desaconsejamos la adquisición de equipos de trabajo construidos con anterioridad al 1 de enero de 1.995, pues lo más probable es que no cumplan con las disposiciones legales en materia de seguridad aprobadas para los equipos de trabajo a ser construidos a partir de esa fecha.

3. QUIÉN ES RESPONSABLE DE APLICAR LAS CONSIDERACIONES CITADAS EN EL PUNTO 2 DEL PRESENTE DOCUMENTO

A la hora de adquirir un equipo de trabajo para una tarea determinada, el responsable de aplicar las consideraciones citadas en el punto 2 del presente documento y desarrolladas a lo largo de los siguientes puntos, es el mismo responsable de la decisión de compra del equipo. En función de la organización de cada Departamento, Unidad, Centro, o entidad, o dependiendo de la procedencia de los fondos destinados a adquirir el equipo, se concretan estas responsabilidades en las siguientes figuras:

• Directores de Departamento, Instituto de Investigación, o Centro.

• Responsables de Proyecto de Investigación.

• Personal Docente e Investigador (PDI).

• Otras personas con capacidad para autorizar la compra de un equipo.

4. EL MANUAL DE INSTRUCCIONES DE UN EQUIPO DE TRABAJO

Cada equipo de trabajo DEBE estar acompañado de un MANUAL DE INSTRUCCIONES en el que deberían venir indicados los siguientes aspectos:

• Recordatorio de las indicaciones contenidas en el marcado del aparato (una etiqueta que suele estar en la parte trasera del aparato), completadas si es el caso, por indicaciones que permitan facilitar el mantenimiento (por ejemplo, la dirección del importador, los reparadores...).

• Indicación de cuales son las condiciones previstas de utilización.

• El puesto o los puestos de trabajo que puedan ocupar los operadores.

• Instrucciones (incluyendo planos y esquemas, si es necesario) para efectuar sin riesgo las operaciones de:

• puesta en servicio,

• utilización,

• transporte (indicando además la masa de éste o de sus partes),

• instalación, montaje y desmontaje,

• reglaje, mantenimiento y si procede, las características de las herramientas a utilizar,

• instrucciones de aprendizaje (caso de equipos complejos).

• Si fuese necesario en el manual de instrucciones se advertirán las contraindicaciones de uso.

Todo equipo que haya sido construido después del 1 de enero de 1.995 debería disponer de un manual de instrucciones de éstas características. Asegúrese que el equipo que Ud. compra dispone de un manual de instrucciones.

No adquiera equipos de trabajo que no dispongan de manual de instrucciones, o para los que el manual de instrucciones sea deficiente en contenidos, en contraste con la complejidad del equipo.

5. QUIÉN ES RESPONSABLE DE CONSERVAR EL MANUAL DE INSTRUCCIONES DE UN EQUIPO DE TRABAJO

La conservación del manual de instrucciones de un equipo de trabajo es responsabilidad de las figuras del organigrama preventivo de un Departamento N3 – responsable de prevención de lugar de trabajo, y/o N4 – responsable de prevención de tareas específicas: es decir, de los responsables de los lugares y/o de las tareas donde el equipo de trabajo va a ser utilizado.

El manual de instrucciones de un equipo de trabajo debe estar disponible para su consulta en todo momento por parte del personal que utiliza o va a utilizar el equipo de trabajo.

6. QUÉ DEBE HACERSE CON EL MANUAL DE INSTRUCCIONES DE UN EQUIPO DE TRABAJO

La información contenida en el manual de instrucciones de un equipo de trabajo debe ser transmitida a todo usuario del mismo sin excepción, o bien mediante lectura del mismo, o bien mediante los Procedimientos de Trabajo Escritos (P.T.E.) con los que acostumbre a operar el Departamento, Centro, Instituto, o entidad (en el caso de que se disponga de ellos), los cuales no deben discrepar de las consideraciones que se expongan en el citado manual de instrucciones (excepción: todo manual de instrucciones es susceptible de contener algún error, por ello es conveniente que sea revisado previamente por un usuario experimentado).

De todas formas, es imprescindible que todo usuario de un equipo de trabajo reciba adicionalmente, y como paso previo a su utilización, instrucción práctica y supervisión directa en su manejo por parte del personal directamente responsable de las operaciones, no debiéndose permitir su uso a aquellas personas que no alcancen un nivel mínimo de destreza.

7. EL MARCADO

Para certificar la conformidad de las máquinas y componentes de seguridad con la reglamentación vigente en materia de seguridad y salud en la Unión Europea, el fabricante o su representante en la Comunidad debe colocar sobre la máquina el marcado

Todo equipo de trabajo construido a partir del 1 de enero de 1.995 debe incluir éste marcado:

• Como mínimo, esta marca debe tener 5 mm. de altura.

• Estas iniciales deben tener exactamente ésa forma, y mantener esas proporciones. Unas letras diferentes al gráfico expuesto no son un marcado válido.

• El marcado   se coloca grabado en el producto, o como parte del contenido de la etiqueta o placa descriptiva del producto, junto con la marca / nombre del fabricante, el número de serie, etc.

ATENCIÓN: MARCADOS REALIZADOS CON PEGATINAS O ADHESIVOS DONDE SOLAMENTE APAREZCA EL SÍMBOLO, O INCLUSIVE PINTADOS EN EL EQUIPO NO SIGNIFICAN NADA, Y NO PUEDEN CONSIDERARSE COMO UN MARCADO VÁLIDO PUESTO QUE CUALQUIERA PUEDE HABERLAS PUESTO, DE NO IR ACOMPAÑADO EL EQUIPO UNA DECLARACIÓN DE CONFORMIDAD.

Por ejemplo, esto es un marcado correcto, y por lo tanto válido:

La etiqueta que hemos mostrado es un modelo  válido: aparece el marcado junto con el nombre del fabricante, el tipo de producto y el número de serie.

El siguiente ejemplo de “ marcado“ es muy interesante: es un marcado que no sirve absolutamente para nada desde el punto de vista legal. Un fabricante de equipos informáticos colocó en la parte trasera de sus equipos un adhesivo exactamente igual a este (de verdad, de trata de un ejemplo re con el fin de simular un marcado correcto.

8. QUÉ ES LA DECLARACIÓN  DE CONFORMIDAD

Bueno, este es un documento que, del mismo modo que hemos expuesto para el “manual de instrucciones”, deben facilitar los fabricantes o los importadores de equipos de trabajo.

La declaración de conformidad, es la verdadera garantía de que el equipo de trabajo que pretende adquirir cumple con los requisitos “  “  , debiendo constar en la misma:

• El nombre y dirección del fabricante o de su representante legalmente establecido en la Comunidad (Razón social, dirección completa).

• La descripción de la máquina, incluyendo la marca, tipo, número de serie.

• El conjunto de disposiciones técnicas y/o legales a las que se ajusta la máquina.

• Si  la certificación ha sido otorgada a través de un Organismo de Control, debe constar el nombre del mismo, dirección del mismo,  y el número de certificación de “tipo”.

• En algunos casos, se hará referencia a las normas armonizadas, normas y especificaciones técnicas nacionales que se hayan utilizado.

• Identificación del signatario apoderado para vincular al fabricante o a su representante.

9. QUIÉN ES RESPONSABLE DE EXIGIR LA DECLARACIÓN DE CONFORMIDAD

Como paso previo a la adquisición del equipo, debe contactarse con el fabricante, o con el representante del fabricante, o con el vendedor del equipo, y asegurarse de que el equipo de trabajo que pretende adquirirse dispone de declaración   de conformidad.

La exigencia  de que sea seleccionado un equipo de trabajo que disponga de declaración de conformidad recae sobre el mismo responsable de la decisión de compra del equipo. En función de la organización de cada Departamento, Unidad, Centro, o entidad, o dependiendo de la procedencia de los fondos destinados a adquirir el equipo, se concretan estas responsabilidades en las siguientes figuras:

• Directores de Departamento, Instituto de Investigación, o Centro.

• Responsables de Proyecto de Investigación.

• Personal Docente e Investigador (PDI).

• Otras personas con capacidad para autorizar la compra de un equipo.